目前学院内有8个会议室分布在学院主楼各层，原先通过钉钉智能会议室进行预约和审批，审批通过后领取钥匙并开门，希望通过与智能门锁联动，提高会议预约管理效率。用户可以轻松通过小程序查看智能门锁运行状态、电量，添加临时密码、远程开门、添加指纹、下发IC卡等。
需求对接与方案设计学院行政团队与启辰智慧预约技术团队联合调研，针对办公室、实验室、会议室等3类场景制定差异化规则，如：办公室针对领导办公室、行政和教学管理办公室、学生活动办公室的不同用途，采用不同的管理方式。会议室为避免线上预约混乱，启辰智慧预约提供了详细的预约规则限制，例如单次预约时长限制、预约时间限制、预约日期限制，学生预约需要通过对应辅导员的审批，考试周自动延长使用时长至6小时等。
用户预约使用进入“启辰智慧预约”小程序，点击选择共享办公室，并填写预约时间：查看各时段的共享座位空闲情况，并进行选择，支持单选时段和多选时段继续选择座位，其中蓝色座位为可供选择的空闲座位，灰色为已被占用或暂不可用的座位。提交预约后，即可收到微信通知消息或短信消息，包含共享会议室的智能门锁临时密码，在预约开始前30分钟即可生效开门。共享办公室安装启辰智慧预约门锁后：
注册后为普通账号，需等待管理员授权后，方可对学生预约进行审批。
2023年初，我们团队决定进行数字化改造，最终选择了启辰智慧预约系统+配套联网智能锁?1）线上预约系统部署启辰智慧预约系统的优势在于开箱即用，不用安装程序，学生通过小程序/网页端可实时查看各研修室使用状态（如下图），支持按半小时为单位精准预约：2）智能规则配置：1、每人每日限约1次，需提前1天预约，单次最长预约2小时；2、考试周自动延长单次最长使用时长至4小时；3、特殊时段启用院系审核流程。
四、经验总结选型要诀：硬件兼容性＞功能丰富度，启辰智慧预约配套的智能联网锁"即装即用"特性大幅降低了实施难度；规则优化：动态调整是关键，我们根据使用数据，逐步完善了以下规则：1）设置"信用分"制度；2）热门时段启用"摇号预约"；3）保留5%的应急预约额度；目前，该模式已稳定运行8个月，累计服务企业超200家。
随着某大学研修室使用需求的不断增长，传统的人工管理和钥匙开锁方式逐渐暴露出效率低下、安全隐患大等问题。该大学通过启辰智慧预约系统，实现了研修室的线上预约功能。预约者到达研修室后，只需输入收到的临时密码即可开锁进入。学生和教师对线上预约和智能门锁自动下发密码系统给予了高度评价。综上所述，某大学通过引入启辰智慧预约系统和智能门锁技术，实现了研修室的线上预约和智能开锁功能，有效提升了管理效率和安全性。
一旦钥匙丢失或被盗，就可能引发实验室财物失窃、设备损坏等问题。此外，由于无法实时掌握实验室的使用情况，学生和教师往往需要排队等待或面临实验室无法使用的尴尬局面。预约者到达实验室后，只需输入临时密码即可开锁进入。学生和教师对线上预约和智能锁临时密码开锁系统给予了高度评价。综上所述，高校实验室线上预约并通过智能锁临时密码开锁的实践是一种值得推广的管理方式。
客户诉求某高校运动馆包含篮球馆、羽毛球馆、游泳馆等场地，传统人工登记方式常出现“一馆多约”冲突，师生需提前1-2天到现场排队。此外，钥匙管理混乱曾发生校外人员盗用场地事件，引发安全隐患。师生端：体育教师张老师计划组织班级篮球赛，通过小程序预约周六上午9:00-12:00篮球馆，系统自动检测冲突并提示“该时段已被预约”，遂调整至下午时段。预约成功后，张老师将动态密码分享给参赛学生，学生凭校园卡+密码入场。
客户诉求某高校心理健康小屋以往采用线下预约方式，学生需现场填写纸质表格并排队登记，流程耗时且易遗漏信息。学生端：大二学生小李因考试焦虑，晚间通过小程序匿名预约次日下午3:00-3:30的咨询时段，系统自动匹配擅长学业压力的咨询师。预约成功后，小李收到短信提示：“您已成功预约3月11日15:00-15:30心理健康咨询，开锁密码为*#3569，有效期至15:30。”
解决方案老年大学引入启辰智慧预约系统后，学员和外部租借者均可通过系统实时查看各教室的使用情况，并在线预定。客户评价“启辰智慧预约系统让我们的老年大学教室管理变得更加智能、高效。现在，无论是学员还是外部租借者，都能轻松预定到合适的教室，我们也实现了资源的最大化利用。”
客户需求奇梦共享自习室面临自习室座位管理混乱、预约流程繁琐、钥匙管理不便等问题。解决方案引入启辰智慧预约系统后，学生可通过网页或小程序实时查看自习室的座位使用情况，并在线预约座位。预约成功后，系统自动下发临时开锁密码，学生凭密码即可使用自习室座位。客户评价“启辰智慧预约系统的引入，让我们的共享自习室管理变得更加高效、安全。学生们现在可以轻松预约到心仪的座位，我们也省去了很多管理上的麻烦。”
解决方案集团引入启辰智慧预约系统后，通过系统可实时查看接待室的使用状态，并在线进行临时预约。系统自动检测时间冲突，并在预约时提醒管理人员进行调整。客户评价“启辰智慧预约系统为我们的客户接待工作带来了极大的便利。现在，无论是临时预约还是长期安排，我们都能轻松应对，客户对我们的接待服务也更加满意了。”
客户需求某高校共青团负责管理校内的大学生活动室和排练室，传统的人工预约方式不仅流程繁琐，还容易出现预约冲突和时间浪费。解决方案引入启辰智慧预约系统后，学生通过网页或小程序即可实时查看活动室和排练室的使用状态，并在线提交预约申请。客户评价“启辰智慧预约系统的引入，使我们高校的活动室和排练室管理变得更加高效、有序。学生们现在可以轻松预约到自己需要的时间段，再也不用为预约问题烦恼了。”
客户需求某集团公司党员、工会活动室长期面临预约效率低、管理混乱的问题。解决方案启辰智慧预约系统通过以下功能满足需求：多端接入：员工可通过企业微信、OA系统或网页端随时提交预约申请，系统实时更新空闲时段并自动分配资源，避免重复预约。客户评价“启辰系统彻底解决了我们多年的管理痛点。现在党员学习、工会活动井井有条，员工再也不用为抢场地发愁了！”
