南京大学某学院承担着大量教学研讨、学术交流和行政会议需求，原有8间会议室长期面临"抢占式使用、信息不透明、管理成本高"的困境。师生常因会议室占用冲突影响科研协作，钥匙借用归还流程繁琐，管理人员难以掌握真实使用数据，资源闲置与争抢并存。
为破解这一难题，学院引入启辰智慧预约平台，对8间会议室进行智能化改造，构建“线上预约+动态密码+智能锁联动”的一体化管理体系。
在线预约，资源透明可视
启辰智慧预约平台为学院搭建专属预约门户，师生通过PC端或移动端即可实时查看8间会议室的空闲状态、容量配置和设备情况，支持按时段精准预约。系统内置“预约规则引擎”，可灵活设置最短/最长预约时长、提前取消时限、重复周期预约等策略，贴合学院教学周与行政日程的差异化管理需求。预约成功后，系统自动生成动态密码，彻底告别传统钥匙流转。
图：学院原先会议室使用的旧款普通门锁
动态密码，智慧无感通行
每间会议室配备启辰智能门锁，与预约系统深度联动。师生在预约时段内凭系统下发的动态密码即可开门，密码仅在授权时段有效，过期自动失效，安全性远超固定密码或物理钥匙。会议结束后，系统自动回收通行权限，并同步释放会议室资源，实现“人到门开、人走锁闭”的无人化管理。
开锁密码会在预约审批通过后，及时及小程序消息、短信、邮件等方式告知预约申请者，申请者也可以随时进入小程序查看密码：
数据驱动，管理精细高效
平台为学院管理人员提供全维度数据看板，实时统计会议室使用率、高峰时段、热门房间等关键指标，为空间优化配置提供决策依据。同时，完整的预约记录和通行日志可追溯可审计，满足学院资产管理和安全合规要求。
快速部署，轻量无扰实施
针对高校不能影响正常教学秩序的特殊要求，启辰团队采用轻量化部署方案，8间会议室在周末集中完成设备安装和系统调试，周一即正式上线运行。
平台与学院现有组织架构无缝对接，支持按课题组、年级、教职工等维度自动同步权限，无需管理人员手动维护账号。
系统上线后，学院会议室预约冲突率显著下降，师生满意度大幅提升。启辰智慧预约平台以"标准、安全、便捷"的产品特质，为高校会议室数字化转型提供了可复制的标杆方案。
附：部分会议室安装实拍图
客户验收单：
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