爱玛科技集团股份有限公司2025年8月迁入位于天津静海高新产业园的新总部大楼。这栋楼5.8万平方米，地上最高22层，集总部办公、研发中心、培训中心和产品展厅于一体。新楼投入使用后，会务管理面临的压力陡增——15间会议室和11间培训室分布在2楼、10楼，2楼承担产品发布和外部接待，10楼主要服务研发和供应链部门的内部培训。门型也不统一：2楼有三间单开有框玻璃门，10楼以双开木门为主，部分培训室采用玻璃隔断配电磁锁。
搬入新楼初期，预约管理仍沿用Excel表格登记+飞书视频会议预约模式，由行政部门人工排期。很快便暴露出几个硬伤：线上线下两本账，培训室经常被重复预约，双方人员带着设备到门口才发现冲突；另有产品展厅被预约后，预约人临时出差，房间空锁一下午。26间房平均每天被约40多次，但有效使用率不足，问题不在房间数量，而在信息不同步——有人约了不来，有人临时加塞，电话占线时各部门自行取钥匙开门。
两天交付，昼夜错时施工
启辰智慧预约团队从武汉奔赴天津，考虑到爱玛总部白天会议和培训活动密集，施工安排采用了昼夜错时方案：夜间进行门禁门锁的物理安装，白天进行软件私有化部署和系统联调，全程不影响正常办公秩序。
图 会议室智能门锁预约系统改造
第一晚的施工集中在硬件改造
所有培训室因门体较窄（宽度仅45mm，原锁体仅20mm），无法安装常规锁体，启辰智慧预约定制了专门尺寸的指纹锁体，施工团队在门框上加装窄边智能锁，通过Wifi接入内网；
10楼的双开木门直接替换智能锁体；11间培训室中有6间为玻璃隔断，加装电磁锁和门夹，电源从吊顶取电，线缆全部藏于铝扣板内。
第二天白天进入软件联调阶段。启辰智慧预约平台完成私有化部署，数据库和应用程序运行于爱玛内网服务器。随后与飞书自建应用进行对接，将预约入口嵌入飞书工作台，组织架构、权限体系和消息通道一次性打通。从进场到交付，软硬件同步上线，总共用时两天。
飞书入口，无感智慧预约
爱玛全员日常使用飞书办公，审批流、部门群和日程管理均已沉淀在飞书内。系统上线后，员工无需安装额外App，直接在飞书工作台点击进入预约界面，26间房的实时状态一目了然：绿色表示空闲，黄色表示即将开始，红色表示占用中。预约成功后，飞书消息自动推送一张卡片，内含房间位置、时段和临时密码。会议开始前15分钟密码自动生效，结束后15分钟自动失效；如需延长，在飞书内续时，系统重新下发密码，前提是下一时段未被占用。
图 会议室电子门牌联动启辰智慧预约平台、飞书、门锁架构
私有化部署是爱玛IT部门的硬性要求。作为电动车制造企业，会议和培训内容常涉及新品参数与供应链信息，数据安全级别较高。启辰平台部署于爱玛内网服务器，飞书仅同步必要的组织架构和消息推送，预约记录、密码日志、开门记录全部存储在本地数据库，并定时备份至企业NAS，确保核心数据不出内网。
安装后效果：
电子门牌让楼层状态透明化
每间房门口安装了一块10.1寸电子门牌，黑色外壳贴墙固定。屏幕实时显示当前会议主题、预约部门和时段信息。2楼的产品展厅和接待室常有经销商和大区经理来访，门牌显示"使用中"时，外部人员不会误闯打扰；10楼培训室的门牌支持签到功能，讲师到达后刷工牌或输入手机尾号，屏幕状态从"即将开始"切换为"进行中"，行政部门可在后台查看精确签到时间。针对新楼走廊感应灯的环境特点，门牌加装了光感模块，夜间加班时段自动降低亮度，避免刺眼。
上线后的实际效果
系统上线运行一周，行政部门不再依靠钥匙板管理26间房。预约冲突由原先平均每周3至4起降至零，系统直接锁死重复预约，从源头消除撞车。
空间使用率从60%提升至85%左右，爽约释放机制发挥了明显作用：预约人若在会议开始前15分钟未签到，系统自动判定爽约，释放房间并通知排队人员。此前存在个别部门长期"占坑"某间培训室当储物间的情况，系统上线后设置了各部门每周预约上限，超额需行政特批，公共资源得以均衡分配。
对爱玛这种万人规模的制造企业而言，总部大楼的智慧化改造无需大兴土木。26间房、三种门型、两天昼夜施工，通过飞书这一日常入口，配合门口的电子门牌和智能门锁，会议与培训资源的管理从人工排期转向系统规则驱动。行政部门每日打开飞书后台，查看2楼和10楼的电子门牌状态汇总，即可掌握哪些房间已满、哪些可以临时加塞，无需再逐层跑楼核查。
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